Online Conference – How To
Allgemeine Informationen, die benötigt werden:
- Event-Name
- Event-Datum
- Event-Sprache
- Event-CI (insbesondere Farben)
- Event-Domain: z.B.: https://live.xyz.de
- E66: Wir liefern einen DNS verifyCode, der bitte als txt auf der Hauptdomain (xyz.de) eingegeben werden muss.
- Bitte DNS Weiterleitung auf https://live.xyz.de auf 151.101.1.195 und 151.101.65.195 einrichten. Alte A und AAAA Records bitte vorher entfernen.
- Ein Zertifikat wird automatisch erstellt.
- Für welche Typen soll Self Service aktiv sein:
- Speaker
- Exhibitor
- Streaming Anbieter und MeetingRäume
- Video Stream (iFrame)
- Meeting Räume (Zoom, Teams, …)
- Secure SMTP Einstellungen für Mailversand
- Kontakt E-Mail-Adresse
- Impressum / Datenschutz Policy
- Zeitplanung
- Vor dem Event
- Während des Events
- Nach dem Event
- Tracking
- Was soll getrackt werden?
Todos zur Vorbereitung
- Event Informationen im CMS anlegen:
- Name
- EventCode
- URL
- Datum
- Sprache
- Zeitplan mit unserem Team absprechen:
- Verfügbarkeit der Registrierung
- „Doors Open“
- „Doors Closed“
- Archiv-Verfügbarkeit
- Event Closed (spätestens 6 Monat nach Event-Start)
- Datenschutzerklärung bereitstellen
Design
- Bilder
- Hintergrund – 1920×1080, jpg
- Square Logo – 1024×1024, png mit Transparenz
- Logo – HD, jpg
- Allgemein
- Mobil design für iPhone bis iPad Quer (<=1024px breit)
- Desktop Design (1024px breit)
- Screens
- Registrierung
- Login
- Prestart
- Deck mit Agenda
- Agenda Details
- Aussteller Liste
- Aussteller Details (inkl. Bitte um Rückruf)
- Vortrags Details
- Farben
- ggf. Figma / Sketch mit Responsive DesignsRegistrierung / Login
- Deck
- Archiv
- Aussteller-Liste
- Aussteller-Details (inkl. Bitte um Rückruf)
- Vortrags-Details
- Sponsoren
- Chats
- Teilnehmer
Inhalte
Die Felder für alle Content Typen
- Registrierung Ticket
- Felder
- Tagclouds (~ 4)
- Biete
- Topic 1
- Topic 2
- Suche
- Topic 1
- Topic 2
- Interessiere mich
- Topic 1
- Topic 2
- Biete
- Schedule
- Agenda Einträge, Gerne Dummy Agenda.
- Stages
- Bei mehreren Tagen für jeden Tag eine Stage
- Speaker
- Felder?
- Bilder, Namen, Welche Felder
- Aussteller
- Felder?
- Wie soll die Mini Seite aussehen
- Kategorien
- Mail Templates (HTML oder Text only)
- Invitee: Save The Date
- Ticket: Bestätigung der Registrierung (Login, Password, Link, ICS-Datei)
- Ticket: Passwort vergessen E-Mail (Login, Password, Link)
- Ticket: “Morgen geht es los” Reminder
CMS füllen
Agenda
- Bevor Sie die Einträge in der Agenda anlegen können, müssen Sie zur Verknüpfung zunächst Bühnen und Referenten anlegen.
- Bühne: Stages –> add –> vergeben Sie mindestens einen Titel.
- „Order“ legt fest, an welcher Stelle der Agenda bei einer Kanban-Ansicht diese Bühne angezeigt wird.
- Besonderheit: wenn dieser Eintrag in der Agenda als Quereintrag über alle weiteren Bühnen angezeigt werden soll (wenn z.B. eine Pause eingetragen wird), wählen Sie „is cross lane“ aus.
- Referenten: Speakers –> add –> vergeben Sie mindestens den Titel (Name). Zusätzlich können Sie den Referenten näher beschreiben.
- Nun können Sie Agenda-Einträge anlegen: Schedule – >add –> vergeben Sie mindestens den Titel, Start- und Endzeit.
- Wählen Sie bei den Referenzen die „Stage“ und den „Speaker“, den Sie vorher angelegt haben. Somit stellen Sie sicher, dass Änderungen an einer Stelle überall übernommen werden.
- „Description“ wird in der Agenda als nähere Beschreibung angezeigt.
- „is bookable“ und „capacity“ ermöglicht Ihnen, dass der Programmpunkt vorher gebucht werden muss und ggf. eine maximale Anzahl an Zuhörern erlaubt sind.
- „Stream URL“ ermöglicht Ihnen, den Video-Stream des Speakers in der Agenda zu hinterlegen, falls kein live-Vortrag geplant ist.
Aussteller
- Um Aussteller oder Sponsoren anzulegen, wählen Sie „exhibitor“ -> add -> vergeben Sie mindestens einen Titel.
- Sie können dann den Aussteller näher beschreiben, ein Logo, Kontakte, Webseite etc. angeben
- Über „references speaker entry“ verknüpfen Sie den Aussteller mit einem möglichen Agendaeintrag (hierzu muss zuerst der Agendaeintrag erstellt werden!)
- Sie können für Online-Konferenzen eine Chat- oder Video-URL einbinden, über die die Teilnehmer den Aussteller kontaktieren können.
- Wenn der Aussteller sein Formular selbst füllen soll, nennen Sie in den grau hinterlegten Verwaltungs-Feldern eine Self-Service email und Self-Service Name. Somit können Sie dem Aussteller den Link zum Formular senden, der dieses dann eigenständig füllen kann.
Sonstiges
- Event-Domain: https://live.xyz.de
- E66: Wir liefern einen verifyCode, der bitte als txt auf der Hauptdomain eingegeben werden muss.
- Bitte DNS Weiterleitung auf https://live.xyz.de auf 151.101.1.195 und 151.101.65.195 einrichten. AAAA Records bitte raus.
- Streaming Anbieter
- HauptStream
- Break-Out Räume
- Tracking