Online Conference – How To

Allgemeine Informationen, die benötigt werden:

  • Event-Name
  • Event-Datum 
  • Event-Sprache
  • Event-CI (insbesondere Farben)
  • Event-Domain: z.B.: https://live.xyz.de
    • E66: Wir liefern einen DNS verifyCode, der bitte als txt auf der Hauptdomain (xyz.de) eingegeben werden muss.
    • Bitte DNS Weiterleitung auf https://live.xyz.de auf 151.101.1.195 und 151.101.65.195 einrichten. Alte A und AAAA Records bitte vorher entfernen.
    • Ein Zertifikat wird automatisch erstellt.
  • Für welche Typen soll Self Service aktiv sein:
    • Speaker
    • Exhibitor
  • Streaming Anbieter und MeetingRäume
    • Video Stream (iFrame)
    • Meeting Räume (Zoom, Teams, …)
  • Secure SMTP Einstellungen für Mailversand
  • Kontakt E-Mail-Adresse
  • Impressum / Datenschutz Policy
  • Zeitplanung
    • Vor dem Event
    • Während des Events
    • Nach dem Event
  • Tracking
    • Was soll getrackt werden?

Todos zur Vorbereitung

  • Event Informationen im CMS anlegen:
    • Name
    • EventCode
    • URL
    • Datum
    • Sprache
  • Zeitplan mit unserem Team absprechen:
    • Verfügbarkeit der Registrierung
    • „Doors Open“
    • „Doors Closed“
    • Archiv-Verfügbarkeit
    • Event Closed (spätestens 6 Monat nach Event-Start)
  • Datenschutzerklärung bereitstellen

Design 

  • Bilder
    • Hintergrund – 1920×1080, jpg
    • Square Logo – 1024×1024, png mit Transparenz
    • Logo – HD, jpg
  • Allgemein 
    • Mobil design für iPhone bis iPad Quer (<=1024px breit)
    • Desktop Design (1024px breit) 
  • Screens 
    • Registrierung
    • Login
    • Prestart
    • Deck mit Agenda
    • Agenda Details
    • Aussteller Liste
    • Aussteller Details (inkl. Bitte um Rückruf)
    • Vortrags Details
  • Farben
  • ggf. Figma / Sketch mit Responsive DesignsRegistrierung / Login
    • Deck
    • Archiv
    • Aussteller-Liste
    • Aussteller-Details (inkl. Bitte um Rückruf)
    • Vortrags-Details
    • Sponsoren
    • Chats
    • Teilnehmer

Inhalte

Die Felder für alle Content Typen

  • Registrierung Ticket
    • Felder
    • Tagclouds (~ 4)
      • Biete
        • Topic 1
        • Topic 2
      • Suche
        • Topic 1
        • Topic 2
      • Interessiere mich
        • Topic 1
        • Topic 2
  • Schedule
    • Agenda Einträge, Gerne Dummy Agenda. 
  • Stages
    • Bei mehreren Tagen für jeden Tag eine Stage
  • Speaker
    • Felder?
    • Bilder, Namen, Welche Felder
  • Aussteller
    • Felder?
    • Wie soll die Mini Seite aussehen
    • Kategorien
  • Mail Templates (HTML oder Text only)
    • Invitee: Save The Date
    • Ticket: Bestätigung der Registrierung (Login, Password, Link, ICS-Datei)
    • Ticket: Passwort vergessen E-Mail  (Login, Password, Link)
    • Ticket: “Morgen geht es los” Reminder

CMS füllen

Agenda

  • Bevor Sie die Einträge in der Agenda anlegen können, müssen Sie zur Verknüpfung zunächst Bühnen und Referenten anlegen.
  • Bühne: Stages –> add –> vergeben Sie mindestens einen Titel.
    • „Order“ legt fest, an welcher Stelle der Agenda bei einer Kanban-Ansicht diese Bühne angezeigt wird.
    • Besonderheit: wenn dieser Eintrag in der Agenda als Quereintrag über alle weiteren Bühnen angezeigt werden soll (wenn z.B. eine Pause eingetragen wird), wählen Sie „is cross lane“ aus.
  • Referenten: Speakers –> add –> vergeben Sie mindestens den Titel (Name). Zusätzlich können Sie den Referenten näher beschreiben.
  • Nun können Sie Agenda-Einträge anlegen: Schedule – >add –> vergeben Sie mindestens den Titel, Start- und Endzeit.
    • Wählen Sie bei den Referenzen die „Stage“ und den „Speaker“, den Sie vorher angelegt haben. Somit stellen Sie sicher, dass Änderungen an einer Stelle überall übernommen werden.
    • „Description“ wird in der Agenda als nähere Beschreibung angezeigt.
    • „is bookable“ und „capacity“ ermöglicht Ihnen, dass der Programmpunkt vorher gebucht werden muss und ggf. eine maximale Anzahl an Zuhörern erlaubt sind.
    • „Stream URL“ ermöglicht Ihnen, den Video-Stream des Speakers in der Agenda zu hinterlegen, falls kein live-Vortrag geplant ist.

Aussteller

  • Um Aussteller oder Sponsoren anzulegen, wählen Sie „exhibitor“ -> add -> vergeben Sie mindestens einen Titel.
    • Sie können dann den Aussteller näher beschreiben, ein Logo, Kontakte, Webseite etc. angeben
    • Über „references speaker entry“ verknüpfen Sie den Aussteller mit einem möglichen Agendaeintrag (hierzu muss zuerst der Agendaeintrag erstellt werden!)
    • Sie können für Online-Konferenzen eine Chat- oder Video-URL einbinden, über die die Teilnehmer den Aussteller kontaktieren können.
    • Wenn der Aussteller sein Formular selbst füllen soll, nennen Sie in den grau hinterlegten Verwaltungs-Feldern eine Self-Service email und Self-Service Name. Somit können Sie dem Aussteller den Link zum Formular senden, der dieses dann eigenständig füllen kann.

Sonstiges

  • Event-Domain: https://live.xyz.de
    • E66: Wir liefern einen verifyCode, der bitte als txt auf der Hauptdomain eingegeben werden muss.
    • Bitte DNS Weiterleitung auf https://live.xyz.de auf 151.101.1.195 und 151.101.65.195 einrichten. AAAA Records bitte raus.
  • Streaming Anbieter
    • HauptStream
    • Break-Out Räume
  • Tracking